Skip to main content
Iga üleslaetav PDF, foto, e-arve XML või e-posti saadetud arve dokument analüüsitakse AI abil ning täidetakse kõik vajalikud väljad nagu nt kulukonto, käibemaksuliik jne.

​
Kolm viisi, kuidas AI arved Numerasse jõuavad

  • Lae üles PDF või pilt – ostuarvete lehel nupp Impordi. Toimib ka telefoni galeriist (snap arvest pilt, lae üles).
  • Saada e-mailiga – Soovitatav on luua ettevõttele eraldi arvete e-post, nt arved@ettevote.ee ja suunata tarnijate arved sinna. AI analüüsib arvete sisu, eraldab kõik vajalikud anmed ja sinu tööks jääb ainult kinnitamine.
  • Impordi e-arve XML – Eesti e-arve standard ja Pangaliidu XML, andmed tuleb parserist, ei kasuta AI-d
Kõigil kolmel juhul on lõpptulemus sama: Arvel olevad lahtrid Numeras eeltäidetud ja sinu ülesandeks jääb vajutada Salvesta.

​
Mida AI arvest välja loeb

1

Põhiandmed

  • Tarnija nimi, registrikood, KMKR, aadress
  • Arve number, kuupäev, tähtaeg
  • Valuuta, kogusumma, käibemaksu summa
  • Tarnija IBAN ja SWIFT
  • Viitenumber (kasutatakse pangamakse jaoks)
2

Arve read

Iga dokumendil olev rida loetakse eraldi välja koos kirjelduse, koguse, hinna ja käibemaksuga. Numera ei pane kogu summat ühele “Muud kulud” reale – struktuur säilib.
Ka negatiivsed read (ettemaksu tasaarvestused, korrektsioonid) säilitatakse. Nii jääb dokumendi kogusumma täpseks.
3

Kulukontod ja käibemaks

See on koht, kus Numera teeb rohkem kui tavaline OCR:
  • AI saab sinu kontoplaani ja valib igale reale sobiva kulukonto (nt 5210 Kontoritarbed, 5250 Reklaam, 5512 IT-teenused)
  • Käibemaksu tüüp lisatakse kulukonto vaikesätete põhjal, või dokumendilt loetud määra järgi kui need erinevad (nt 0%, pöördkäibemaks)
  • Kui sama tarnija on varem esinenud, kasutatakse tarnija profiili õppimist – eelmiste arvete põhjal pakutakse sama kulukontot ja käibemaksu
4

Turvakontrollid

AI ei salvesta arvet sinu eest enne, kui sa kinnitad. Enne kinnitamist kontrollitakse:
  • Duplikaat – sama tarnija + number juba olemas?
  • Enda arve – kas tarnija on sinu ettevõte ise (konsolideerimisvead)?
  • Vale saaja – kas arve on välja antud sinu ettevõttele või kellelegi muule (töötajale, aktsionärile – sel juhul kuulub see kuluaruandesse, mitte ostuarvete alla)
  • Ridade summa vs kogusumma – kas AI loetud ridade summa klapib dokumendil oleva kogusummaga
Iga leidlus kuvatakse kollase või punase ribana, et sa kinnitaks teadlikult.

​
Snap-a-photo: kuidas pildistada, et AI loeks hästi

  • Pildista ülevalt, mitte nurga alt – trapetsikujuline arve läheb kõveralt ära.
  • Kogu leht peab kaadris olema, kaasa arvatud ülemine ja alumine ots (tarnija päis + kokkuvõte).
  • Kui arve on mitmeleheline, tee mitu pilti või kasuta “Scan dokumenti” funktsiooni telefonis – tulemus on PDF, mis jääb tervikuks.
  • Vali loomulik valgus, ära kasuta välkvalgust otse paberile.
  • JPEG, PNG, HEIC kõik toimivad. Faili maksimum on 20 MB.

​
E-maili import: kõige mugavam viis

Numera loeb arveid sinu enda e-postkastist – sinna ei pea midagi ümber suunama. Ühenda oma tavaline äriarvete kast (nt arved@sinufirma.ee) ja Numera analüüsib uued kirjad ise läbi.
  1. Seaded → E-posti seaded → Lisa konto
  2. Vali teenusepakkuja: Google (Gmail, Workspace), Microsoft (Outlook, 365), Zone.eu, iCloud, Yahoo või kohandatud IMAP
  3. Sisesta e-posti aadress ja parool (Gmaili ja Microsoft 365 puhul kasuta app password-i)
  4. Valmis – Numera sünkroonib postkasti ja uued arved ilmuvad Kirjakasti menüüsse
Iga kiri klassifitseeritakse kolme hulka: arve (kinnitamist ootav), filtreeritud (uudiskiri, meeldetuletus, vms – saab käsitsi Märgi arveks) või ignoreeritud (blokeeritud domeen). AI ei käi üle kõigi kirjade – ainult need, mis näevad välja arvena. Õppimine: kui kinnitad sama tarnija arvet mitu korda sarnaselt, hakkab Numera usaldama vendorit. Nelja järjestikuse ühetaolise kinnituse järel saad selle tarnija auto-processingu sisse lülitada – edaspidi salvestuvad arved ise ja sul jääb lihtsalt ülevaatus.
Auto-processing vajab alati PDF-i ja läheb läbi kõik turvakontrollid. Kui AI on ebakindel, demoteeritakse arve automaatselt tagasi kinnitusjärjekorda – vale arve kunagi automaatselt läbi ei lähe.

​
Mis läheb AI-sse – ja mis mitte

Sinu postkast võib sisaldada palju isiklikku – kirjavahetust töötajatega, kliendilepinguid, personaliga seotud kirju. Numera AI ei loe neid. Süsteem on ehitatud nii, et keelemudelisse jõuab ainult see, mida on tõepoolest vaja arve andmete väljalugemiseks.
1

1. Kiire Reeglipõhine sorteerimine (AI-d EI kasutata)

Iga sissetulev kiri vaadatakse kõigepealt üle deterministlike signaalide põhjal – saatja domeen, manuse tüüp, teema reamärksõnad (arve, invoice), List-Unsubscribe päis, tuntud tarnija olemasolu. See on tavaline koodiloogika, mitte keelemudel.Uudiskirjad, kinnituskirjad, parkimistrahvid, broneeringud jms saavad filtreeritud või ignoreeritud sildi ja nende sisu ei liigu kuhugi edasi.
2

2. Odav pre-klassifitseerija (ainult manuse tekst)

Kui kiri näeb välja nagu arve (on PDF-manus + arvele viitavad märksõnad), tõmmatakse ainult PDF-i tekst ja antakse väikesele, odavale mudelile (nt GPT-5.4 Nano või Claude Haiku) üks küsimus: „Kas see on arve?” Kui vastus on ei või ebakindel, lõpeb protsess siin – umbes 1–2 tokeni eest oleme välja sõelunud, et edasi pole vaja minna.E-maili sisu (body, signatuur, muu manus) ei lähe mudelisse analüüsimiseks.
3

3. Täielik ekstraktimine (ainult kinnitatud arved)

Kui pre-klassifitseerija kinnitab arve, saadetakse sama PDF-i tekst võimekamale mudelile (vaikimisi GPT-5.4 Mini), mis tõmbab välja struktureeritud andmed – tarnija, read, summad, kulukontode vasted. See samm maksab umbes 4–6 tokenit.
Mida see tähendab praktiliselt:
  • Sinu kirjavahetust ei analüüsita.
  • AI-tokeneid kulutatakse ainult tegelike arvete peale – mitte iga Slacki-teavituse ja LinkedIn-teate peale, mis postkasti tilgub.
  • Kaks mudelit: vähem võimakam mudel otsustab kas tegemist on üldse arvega, alles seejärel analüüsib võimekam mudel arve andmeid.

​
Käibemaksu ümarduse pre-fill

Suurem osa EL arveid näitavad käibemaksu summat kokku, mitte iga rea peal eraldi. Kui AI loetud ridade summast arvutatud käibemaks erineb dokumendil olevast kokku-summast (enamasti 1–3 senti ümardusvea tõttu), pakub Numera automaatselt käibemaksu ümarduse välja pre-fillituna. Ostuarvete käibemaksu korrektsioon.

​
Tokenite kulu

Numera arvestab AI-kasutust tokenites – see on sisemine ühik, mis võtab arvesse nii mudeli hinna kui ka tegelikku töömahtu. Mida võimsam mudel ja mida pikem dokument, seda rohkem tokeneid kulub. Tüüpilised kulud ühe arve kohta:
SammMudelTokenid
Reeglipõhine sorteerimine–0
Pre-klassifitseerijaGPT-5.4 Nano / Claude Haiku~1–2
Täielik ekstraktimineGPT-5.4 Mini (vaikimisi)~4–6
Kokku kinnitatud arve kohta~5–8
Tokenid ja ülevaade:
  • Tasuta pakett – Paketis ei sisaldu AI import
  • Pro / Agency – igakuine tokenite maht;
  • Tokenite ajalugu – Seaded → Plaan & arveldus → AI kasutus → Lisainfo . Tabelis on iga päring eraldi: funktsioon, mudel ja kulunud tokenid.

​
Korduma kippuvad küsimused

Trükitud arved tulevad peaaegu alati õigesti. Käsitsikirjutatud kviitungid on ebakindlad – loe numbrid üle enne salvestamist. Raamatupidamise mõttes on kviitungid pigem kuluaruande moodul, mitte ostuarve.
Esimesel korral tarnijaga võib AI pakkuda liiga üldise kulukonto (nt „Muud ärikulud”). Paranda see käsitsi ja Numera jätab selle meelde – järgmine sama tarnija arve kulukonto pakutakse õigesti. Pärast kolme ühetaolise rea kinnitust muutub see kõrge usaldusega pakkumiseks.
Dokumendi tekst saadetakse keelemudeli pakkujale ekstraktimise jaoks. Midagi ei treenita üldmudelisse – pakkujate andmepoliitika on zero retention äriklientidele. Dokumendid ise jäävad sinu Numera ettevõtte privaatsele kettale.
Jah. XML-id on struktuursed ja loetakse parseri, mitte AI-ga. Need ei kuluta tokeneid ja töötavad ka Tasuta paketis.
Enne ekstraktimist teeb Numera kiire klassifitseerimise – kui dokument näeb välja nagu lepingu-memo, kinnituskiri või meeldetuletus, märgitakse e-mail filtreeritud kasti ja tokeneid ei kulutata. Filtreeritud kirjade seast saad alati käsitsi valida „Märgi arveks”.